Bu Yazıda Neler Bulacaksınız?
- Performans sistemlerinin neden başarısız olduğu
- KPI ve OKR kullanımında yapılan hatalar
- Yetkinlik bazlı performans yönetiminin önemi
- Liderlerin performans yönetimindeki rolü
- Performans sistemlerinin kurum kültürüyle ilişkisi
Kariyerim boyunca farklı organizasyonlarda performans yönetim sistemleri kurma, mevcut sistemleri yeniden yapılandırma ve yöneticilerle performans süreçlerini geliştirme fırsatı buldum.
Bugün danışmanlık verdiğim şirketlerde de en sık karşılaştığım konulardan biri performans yönetimi.
Genellikle süreç şu şekilde başlıyor:
Şirket büyüyor.
Yöneticiler ekiplerini daha sistemli yönetmek istiyor.
Performansı ölçmek gerekiyor.
Ve ardından şu soru geliyor:
"Nasıl bir performans sistemi kuralım?"
Ancak yıllar içinde öğrendiğim önemli bir şey var:
Performans sistemlerinin başarısını belirleyen şey kullanılan form, yazılım veya metodoloji değil.
Asıl belirleyici olan, organizasyonun performansa nasıl baktığıdır.
Çünkü birçok şirkette sistem kuruluyor, hedefler belirleniyor, değerlendirme formları hazırlanıyor.
Ancak birkaç yıl sonra aynı cümleyi duyuyoruz:
"Bizde performans sistemi var ama çalışmıyor."
Peki neden?
Sorun Sistemde Değil, Sistemin Yaşatılma Şeklinde
Başarısız performans sistemlerinde problem çoğu zaman teknik değildir.
Asıl sorun;
- Belirsiz beklentiler,
- Net olmayan hedefler,
- Yetersiz geri bildirim,
- Liderlik eksiklikleri,
- Adaletsizlik algısı,
- Güven eksikliği
olur.
Performans yönetimi bir İnsan Kaynakları projesi gibi görünse de aslında bir liderlik ve kültür konusudur.
Performans Sistemi Kurulurken En Sık Yapılan 5 Hata
Danışmanlık projelerinde performans sistemleriyle ilgili en sık karşılaştığım hatalar şunlar oluyor:
- Hedeflerin net tanımlanmaması
- KPI'ların şirket stratejisinden bağımsız belirlenmesi
- Davranışsal yetkinliklerin değerlendirilmemesi
- Yıl boyunca geri bildirim verilmemesi
- Yöneticilerin performans görüşmelerine hazırlanmaması
Bu hatalar nedeniyle performans sistemleri zamanla çalışanlar tarafından bürokratik bir süreç olarak görülmeye başlanabiliyor.
KPI ve OKR'lar Tek Başına Yeterli Değildir
Son yıllarda performans yönetimi konuşulurken KPI ve OKR kavramları oldukça sık gündeme geliyor.
Bu araçların doğru kullanıldığında oldukça değerli olduğuna inanıyorum.
Ancak birçok organizasyonda şu hatayı görüyorum:
Önce KPI'lar belirleniyor.
Sonra performans sistemi bunların etrafında şekillendiriliyor.
Oysa benim yaklaşımım bunun tam tersi.
Önce şu soruların cevaplanması gerekiyor:
- Şirketin stratejik hedefleri neler?
- Başarı nasıl tanımlanıyor?
- Hangi davranışlar desteklenmek isteniyor?
- Organizasyonun kültürü neyi ödüllendiriyor?
Bu sorular netleşmeden belirlenen KPI ve OKR'lar çoğu zaman yalnızca rakamlardan ibaret kalıyor.
Bu nedenle performans hedeflerinin SMART yaklaşımına uygun olması gerektiğine inanıyorum.
Yani hedeflerin;
- Spesifik,
- Ölçülebilir,
- Ulaşılabilir,
- İlgili,
- Zaman bazlı
olması gerekiyor.
Ancak performansı yalnızca hedeflerle ölçmeye çalışmak da önemli bir eksiklik yaratıyor.
Sonuçları Ölçerken Davranışları Unutuyor Muyuz?
Performans sistemlerinde en sık karşılaştığım eksiklerden biri yetkinliklerin göz ardı edilmesi.
Çünkü performans yalnızca ne başardığımızla ilgili değildir.
Nasıl başardığımız da önemlidir.
Örneğin;
Bir yönetici hedeflerini gerçekleştiriyor olabilir.
Ancak ekip içinde güven yaratamıyorsa,
Çalışan gelişimini desteklemiyorsa,
İş birliği kültürüne zarar veriyorsa,
gerçekten yüksek performans gösterdiğini söyleyebilir miyiz?
Bu nedenle performans çalışmalarında sonuç göstergelerinin yanında davranışsal yetkinliklerin de mutlaka değerlendirilmesi gerektiğini düşünüyorum.
Çünkü sürdürülebilir başarı yalnızca rakamlardan değil, o sonuçları ortaya çıkaran davranışlardan oluşur.
Performans Sistemi Kurmadan Önce Organizasyonu Anlamak Gerekir
Yaklaşım olarak performans sistemi tasarlamadan önce mutlaka organizasyonu anlamaya çalışıyorum.
Şirketin kültürü nedir?
Kurucular hangi değerlere önem veriyor?
Liderler ekiplerini nasıl yönetiyor?
Çalışanlar organizasyonu nasıl deneyimliyor?
Başarı gerçekten nasıl tanımlanıyor?
Bu soruların cevabı verilmeden tasarlanan performans sistemleri çoğu zaman organizasyonun gerçek ihtiyaçlarına hizmet etmiyor.
Bu nedenle performans yönetimini yalnızca değerlendirme süreci olarak değil, organizasyonel gelişim aracı olarak görüyorum.
Performansın Görünmeyen Boyutu: Değer Uyumu
Koçluk çalışmalarımda ve çalışan görüşmelerimde sıkça gözlemlediğim bir konu da şu:
İnsanlar yalnızca becerileriyle değil, değerleriyle de çalışıyor.
Bir çalışanın kişisel değerleri ile şirket kültürü arasında güçlü bir uyum olduğunda;
- Motivasyon artıyor,
- Bağlılık güçleniyor,
- Performans yükseliyor,
- İş tatmini artıyor.
Tam tersine, değer çatışmaları yaşandığında performans düşmeye başlıyor.
Bazen çalışan gerekli tüm yetkinliklere sahip oluyor.
Ancak bulunduğu organizasyon onun için doğru ortam olmayabiliyor.
Bu nedenle performans yönetiminin yalnızca hedef ve sonuçlardan oluşmadığını düşünüyorum.
İnsanların neyi önemli bulduklarını, neyle motive olduklarını ve hangi ortamda potansiyellerini ortaya çıkarabildiklerini anlamak da performansın önemli bir parçası.
Yöneticiler Performans Sisteminin Gerçek Sahipleridir
Birçok organizasyonda performans sistemi İnsan Kaynaklarının sorumluluğu olarak görülüyor.
Oysa performans sistemleri günlük hayatta yöneticiler tarafından yaşatılır.
Yıl sonunda yapılan değerlendirme toplantısından çok;
- Verilen geri bildirimler,
- Yapılan gelişim görüşmeleri,
- Takdir edilen davranışlar,
- Belirlenen öncelikler
performansı şekillendirir.
Bu nedenle performans yönetiminin başarısı büyük ölçüde liderlerin bu süreci ne kadar sahiplendiğine bağlıdır.
Sonuç
Bugüne kadar performans sistemleri kurarken ve mevcut yapıları yeniden tasarlarken gördüğüm en önemli gerçek şu oldu:
Başarılı performans sistemleri en detaylı veya en karmaşık olanlar değildir.
Başarılı sistemler;
- Şirket stratejisiyle uyumlu,
- Kurum kültürünü destekleyen,
- Yetkinlikleri görünür kılan,
- Düzenli geri bildirimi teşvik eden,
- Çalışan gelişimini destekleyen
sistemlerdir.
Çünkü çalışanlar yalnızca değerlendirilmek istemiyor.
Gelişmek, katkı sunmak ve yaptıkları işte anlam bulmak istiyorlar.
NuKa'nın Yaklaşımı
NuKa İnsan Kaynakları olarak performans yönetimini yalnızca bir değerlendirme aracı olarak görmüyoruz.
Öncelikle organizasyonun kültürünü, liderlik yaklaşımını, değerlerini ve büyüme hedeflerini anlamaya çalışıyoruz.
Ardından performans yönetim sistemlerini; KPI, OKR, SMART hedefler, yetkinlik modelleri ve çalışan gelişimi yaklaşımını bütüncül şekilde ele alarak tasarlıyoruz.
Çünkü inanıyoruz ki yüksek performans yalnızca hedeflere ulaşmakla değil; insanların güçlü yönlerini ortaya çıkarabildiği, değerleriyle uyumlu ve gelişimi destekleyen çalışma ortamları yaratmakla mümkündür.
Sık Sorulan Sorular
Performans değerlendirme ne sıklıkla yapılmalıdır?
Yıl sonu değerlendirmeleri önemli olsa da performans yönetimi yalnızca yılda bir kez yapılan görüşmelerden oluşmaz. Düzenli geri bildirim görüşmeleri ve ara değerlendirmeler performans sisteminin etkinliğini artırır.
KPI ile OKR arasındaki fark nedir?
KPI'lar performansın ölçülmesini sağlayan göstergelerdir. OKR'lar ise ulaşılmak istenen hedefleri ve bu hedeflerin başarı kriterlerini tanımlar. Birçok organizasyonda her iki yöntem birlikte kullanılabilir.
Performans değerlendirmesinde yetkinlikler neden önemlidir?
Performans yalnızca elde edilen sonuçlardan oluşmaz. Sonuçlara ulaşırken sergilenen davranışlar, liderlik yaklaşımı, iş birliği ve iletişim becerileri de sürdürülebilir başarı açısından kritik öneme sahiptir.
Küçük şirketlerde performans sistemi nasıl kurulmalıdır?
Küçük şirketlerde performans sistemleri karmaşık yapılardan ziyade net hedefler, düzenli geri bildirim ve gelişim odaklı görüşmeler üzerine kurulmalıdır. Sistem şirketin büyüklüğüne ve kültürüne uygun olmalıdır.
Bu konularda kurumunuz veya kariyeriniz için destek mi arıyorsunuz? Bizimle iletişime geçin.
